(https://i.imgur.com/b6sYxdQ.jpg)
เทคโนโลยีในสมัยนี้ต้องบอกเลยว่าสร้างความสะดวกสบายให้กับการใช้ชีวิตประจำวันของคนได้มากทีเดียว และมีประโยชน์ในทุก ๆ ด้านไม่ใช่แค่การใช้ชีวิตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการทำงาน และการทำธุรกิจ การบริหารจัดการ และพัฒนาองค์กรต่าง ๆ ด้วย ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือเทคโนโลยีที่ถูกนำเข้ามาใช้ในการพัฒนาการทำงาน และการบริหารจัดการงานในองค์กรต่าง ๆ ก็คือเครื่องมือที่เรียกว่า ระบบ KMS (https://aigencorp.com/ainlp/) ซึ่งเป็นเครื่องมือในรูปแบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่หลายประเภท หลายรูปแบบ และมีผู้ให้บริการมากมาย แม้ว่าหลาย ๆ คนอาจจะไม่รู้ว่าระบบ KMS คืออะไร แต่บอกเลยว่าหลาย ๆ คนรู้จัก และเคยใช้เครื่องมือในกลุ่มนี้แล้วแน่นอน เพราะมันแฝงอยู่ในชีวิตประจำวันของเรานั่นเอง
มาดูกันเลยว่าระบบ KMS นั้นคืออะไร มีประเภทใดบ้าง และแต่ละประเภทนั้นมีหน้าที่ หรือมีประโยชน์อย่างไร
ระบบ KMS ย่อมาจาก Knowledge Management System หายถึงระบบบริหารจัดการองค์ความรู้นั่นเอง ซึ่งมีอยู่หลัก 6 ประเภทดังนี้
1. ระบบ KMS ประเภทระบบจัดการเอกสาร เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเอกสารรูปแบบต่าง ๆ หรือระบบจัดเก็บ แบ่งปัน เผยแพร่ ไปจนถึงการจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลด้วย
2. ระบบ KMS ประเภทส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เช่น ซอฟต์แวร์การติดต่อสื่อสารกัน การ brainstorm เช่น discussion forum หรือ chat rooms ตัวอย่างของ KMS แบบนี้ก็คือ Slacks หรือ Microsoft Teams นั่นเอง
3. ระบบ KMS ด้านสังคม เป็น KMS ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในด้านการสร้างความสัมพันธ์ สร้างความร่วมมือ และเพื่อเป็นแพลตฟอร์มในการแชร์ความรู้ระหว่างคนในองค์กร มักจะมีรูปโปรไฟล์ และหน้าโปรไฟล์ที่บอกข้อมูลต่าง ๆ ของแต่ละคนเพื่อให้ได้ทำความรู้จักกันง่ายมากขึ้น
4. ระบบ KMS เพื่อการเรียนรู้ เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อการเรียนรู้ หรือการเทรนโดยเฉพาะ ใช้ในการจัดการเทรนออนไลน์ได้ แทรกกิจกรรมการเรียนได้ และใช้จัดการ สร้าง และแชร์สื่อการสอนต่าง ๆ ได้
5. ระบบ KMS เพื่อระบุผู้เชี่ยวชาญต่าง ๆ เป็นระบบที่รวบรวมความถนัด ความสามารถ และทักษะต่าง ๆ ของคนในองค์กรเอาไว้ เพื่อที่จะได้เรียกดูได้ว่าใครมีความถนัดด้านใดบ้าง ใช้ในการเลือกทีมทำงาน และอื่น ๆ ได้
6. ระบบ KMS เพื่อการบริหารจัดการงานที่ดี เป็นระบบที่ใช้ในการวางแบบแผนขั้นตอนในการทำงานให้ได้กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
เครื่องมือในระบบ KMS เหล่านี้จะช่วยพัฒนาการทำงานของแต่ละองค์กรได้อย่างรอบด้าน เพราะเป็นทั้งเครื่องทุ่นแรง เป็นทั้งตัวช่วยจัดระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คนทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น และยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยเทรน และพัฒนาบุคลากรอีกด้วย